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SAP S/4HANA - Einkaufsaktivitäten einfacher, effizienter und transparenter machen

Mit der Einführung der Software SAP S/4HANA erweitert Schaeffler die Digitalisierung seiner Einkaufsprozesse. SAP S/4HANA ist eine neue Lösung, die Einkaufsaktivitäten einfacher, effizienter und transparenter macht. Die neue Software ersetzt das bisherige SAP R/3-System und wird in den kommenden Jahren in der gesamten Schaeffler-Organisation eingeführt, beginnend im August 2024 in unserem Werk in Momo, Italien, gefolgt von Hirschaid, Deutschland. Die neue Lösung bezieht sich sowohl auf Produktions- als auch auf Nicht-Produktionsmaterialien. SupplyOn wird weiterhin die vorrangige Kommunikationsplattform zwischen Schaeffler und den direkten Materiallieferanten bleiben. Indirekte Materialien werden wie bisher über Coupa abgewickelt.
Informationen zu den für die Lieferanten relevanten Änderungen finden Sie unten.

Neue Lieferantennummern und neues Materialnummernkonzept

Die Werke, die SAP S/4HANA einführen werden (beginnend mit Momo, Italien und Hirschaid, Deutschland), werden nur noch die 7-stellige Business Partner ID als Lieferantennummer verwenden.

Die Materialnummern werden in der neuen Lösung ein neues 10-stelliges Format haben. Zusammen mit den nachfolgenden Rollouts von SAP S/4HANA werden alle bestehenden und aktiven Materialien für ein bestimmtes Werk oder einen bestimmten Standort in das neue System migriert und erhalten neue Materialnummern. Die Details entnehmen Sie bitte der angehängten Datei.

Neues Materialnummernkonzept

Neue Lieferantennummer

Neue Materialnummer

Die Materialnummern werden in der neuen Lösung ein neues 10-stelliges Format haben.

Fax als Kommunikationskanal nicht mehr verfügbar

Mit der Einführung von SAP S/4HANA wird die Verwendung von Fax als Kommunikationsmethode abgeschafft. Alle Lieferanten, die Fax verwenden, werden auf E-Mail-Kommunikation umgestellt. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Schaeffler die richtige E-Mail-Adresse mitgeteilt haben.

Alle Lieferanten, die Fax verwenden, werden auf E-Mail-Kommunikation umgestellt.

Co-Existenz-Phase

Der Rollout von SAP S/4HANA wird Werk für Werk erfolgen. Während dieses Prozesses wird es eine Co-Existenz-Phase geben, in der einige Standorte schon das neue S/4-System und einige noch das aktuelle R/3-System nutzen. Für Lieferanten, die an verschiedene Schaeffler-Standorte liefern, bedeutet dies, dass sie unterschiedliche Daten von verschiedenen Werken erhalten (z.B. zwei verschiedene Arten von Materialnummern). Bitte berücksichtigen Sie dies und bereiten Sie sich gegebenenfalls vor.

Die Co-Existenz-Phase wird den größten Einfluss auf Lieferanten haben, die EDI verwenden. Wenn Sie ein EDI-Lieferant sind, lesen Sie die beigefügte Datei bitte sorgfältig.

Lösung für EDI-Nachrichten

Der Rollout von SAP S/4HANA wird Werk für Werk erfolgen.

Verpackungsmaterialnummern und Verpackungsdatenblatt

Die Informationen über die Verpackung werden weiterhin im Verpackungsdatenblatt enthalten sein, dessen Layout sich leicht ändert. Einzelheiten zu den Nummern der Verpackungsmaterialien und zum Verpackungsdatenblatt finden Sie in der beigefügten Datei.

Verpackungsmaterialnummern und Verpackungsdatenblatt

Die Informationen über die Verpackung werden weiterhin im Verpackungsdatenblatt enthalten sein.

Transaktionale Datenänderung

Bestell- und Lieferplannummern erhalten einen neuen Nummernkreis (keine Auswirkung auf EDI/SupplyOn-Verbindung). Neu erstellte Bestellnummern beginnen im S/4Hana mit „45“, Lieferplannummern beginnen mit „55“. Dokumente, die von R3 migriert werden, beginnen mit dem Präfix „M0“ und enthalten die bereits bekannte Nummer. Die neuen Nummernkreise haben keinen Einfluss auf den bestehenden Prozessablauf.

Bestell- und Lieferplannummern erhalten einen neuen Nummernkreis (keine Auswirkung auf EDI/SupplyOn-Verbindung).

Änderungen für Lieferanten, die SupplyOn als Kommunikationskanal nutzen

Grundsätzlich bleibt der Prozess zum Versenden der Informationen via SupplyOn gleich. Bestellungen und Einteilungen werden jedoch nicht mehr zusätzlich als PDF-Dokumente im Dokumentenmanager gespeichert. Der Link in der Bestellung, der zu dem Dokument im PDF-Format führt, ist nicht mehr aktiv. Bestellungen können aber weiterhin als PDF angezeigt und heruntergeladen werden, um die Details zu sehen oder auszudrucken. Dies kann über die Standardfunktionalität von SupplyOn Supply Chain Collaboration erfolgen, die auch aktuell verfügbar ist.

Schulungsunterlagen zu SupplyOn finden Sie hier:

Infoportal | SupplyOn

Bestellungen und Einteilungen werden nicht mehr zusätzlich als PDF-Dokumente im Dokumentenmanager gespeichert.

Rechnungsstellung

Bitte senden Sie je eine Rechnung pro Lieferschein und Bestellung.

Für Lieferanten, die an mehrere Schaeffler-Standorte liefern: Da sich Belegnummernkreise und Materialnummern ändern, lesen Sie bitte den Abschnitt „Co-Existenz-Phase“.

Rechnungen sollten nur eine Bestellung enthalten - so können sie bearbeitet werden.

Für Lieferanten, die an mehrere Schaeffler-Standorte liefern: Da sich Belegnummernkreise und Materialnummern ändern, lesen Sie bitte den Abschnitt „Co-Existenz-Phase“.

Support

Haben Sie Fragen? Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Schaeffler oder stellen Sie Ihre Fragen an unseren Support.

Fragen zum Einkauf: OR-HZA-S4us-Purchasing@schaeffler.com

Fragen zu den Finanzen in unserem Werk in Momo für Schaeffler Italien: or-isk-APZilina@schaeffler.com

Fragen zu den Finanzen in unserem Werk in Hirschaid für Schaeffler Technologies: OR-SWE-APWroclaw@schaeffler.com

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